Aanzegging moet altijd schriftelijk!

De wet is duidelijk. Een aanzegging door een werkgever, met daarin de mededeling of hij de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd wil verlengen of niet, moet schriftelijk. Maar hoe zit het dan als de werknemer al weet dat zijn contract verlengd wordt of niet en de werknemer geen nadeel heeft van het feit dat de aanzegging niet op papier (of digitaal) is gedaan?

Wanneer wel en wanneer niet aanzeggen: hoe zit het ook alweer?

Als werkgever bent u verplicht om een werknemer met een tijdelijk contract uiterlijk één maand voor afloop van het contract, schriftelijk te informeren over uw wens om de arbeidsovereenkomst al dan niet voort te zetten. Wilt u de arbeidsovereenkomst voortzetten, dan moet de werknemer ook worden geïnformeerd onder welke voorwaarden dat gebeurt. De aanzegverplichting geldt overigens niet:

• indien de arbeidsovereenkomst is aangegaan voor bepaalde tijd, waarbij het einde niet op een kalenderdatum is gesteld. Denk bijvoorbeeld aan een arbeidsovereenkomst die is aangegaan voor de duur van een project.
• de arbeidsovereenkomst voor een periode korter dan zes maanden is aangegaan.

Indien u als werkgever in zijn geheel niet schriftelijk laat weten of u de arbeidsovereenkomst wenst voor te zetten, dan bent u een aanzegvergoeding ter hoogte van één maandsalaris aan de werknemer verschuldigd. Indien u als werkgever niet tijdig schriftelijk aanzegt, dan bent u een vergoeding naar rato verschuldigd. Stel dat u bijvoorbeeld twee weken te laat aanzegt, dan bent u een boete verschuldigd van twee weken salaris. Het feit dat de arbeidsovereenkomst eindigt, wordt daar overigens niet anders door.

Het vereiste van “schriftelijkheid”

De Hoge Raad heeft recent in een uitspraak van 7 oktober 2022 het dwingendrechtelijke karakter van de schriftelijke aanzegging benadrukt. Mondeling aanzeggen, ook al minimaal een maand van te voren en is dit door de werknemer erkend, is onvoldoende. Volgens de Hoge Raad heeft de aanzegvergoeding mede het karakter van een prikkel om de werkgever tot naleving van de wet aan te sporen. “Met dat karakter strookt om aan te nemen dat de aanzegvergoeding steeds verschuldigd is bij niet-inachtneming van de schriftelijkheidseis, ook indien voor de werknemer langs andere weg duidelijk was dat de arbeidsovereenkomst niet zou worden voortgezet of de werknemer geen nadeel heeft geleden door het niet naleven van de schriftelijkheidseis”, aldus de hoge Raad. Het maakt dus niet uit of de werknemer het nu wist of niet. Als werkgever moet van de aanzegging altijd een schriftelijk bewijs hebben.

Hoe te handelen?

Voor u als werkgever geldt: bevestig schriftelijk én tijdig aan de werknemer of u de arbeidsovereenkomst al dan niet wenst voort te zetten. Dit kan via een brief, e-mail of zelfs via een whatsappje. Indien u de arbeidsovereenkomst wilt voortzetten moet eveneens worden benoemd onder welke voorwaarden u de voortzetting wil laten plaatsvinden. Wenst u de arbeidsovereenkomst te verlengen, maar de werknemer niet? Zorg er dan voor dat u de weigering van de werknemer schriftelijk vastlegt.

Verder is het mogelijk in de arbeidsovereenkomst een standaardbepaling op te nemen waaruit blijkt dat de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd niet verlengd zal worden. Indien u de arbeidsovereenkomst niet wenst voort te zetten, heeft u al aan de schriftelijke aanzegverplichting voldaan door deze bepaling in de arbeidsovereenkomst. Wilt u toch de arbeidsovereenkomst voortzetten? Dan moet u dit alsnog schriftelijk én tijdig bevestigen en eveneens te benoemen onder welke voorwaarden de arbeidsovereenkomst wordt voortgezet. Ons advies is dus simpelweg: zet maximaal zes weken voor het einde van de tijdelijke arbeidsovereenkomst een reminder in de agenda, en zorg op dat moment voor een tijdige schriftelijke aanzegging.

Meer informatie over de aanzegverplichting?

Heeft u naar aanleiding van dit blogartikel vragen? Neem dan vooral contact op met onze sectie arbeidsrecht. Zij staan u graag te woord. Met kantoren in Groningen, Friesland en Drenthe is er altijd een advocaat of juridisch specialist bij u in de buurt.