Wat is contract compliance?

Als we het hebben over contract compliance doelen we kort gezegd op het correct vastleggen van afspraken en het naleven ervan. Dat geldt zowel voor de prestaties van de eigen organisatie als voor de leveranciers. Maar alle goede bedoelingen en intenties ten spijt blijkt de praktijk regelmatig af te wijken van de werkelijkheid.

Het belang van goede contracten

Het opstellen van waterdichte contracten is cruciaal voor bedrijven die actief zijn in de zakelijke markt, met name voor diegenen die internationaal opereren, zoals exporterende bedrijven of bedrijven die hun dienstverlening overal ter wereld aanbieden.. Vaak bevatten contracten echter onduidelijkheden. Zo kunnen vage begrippen worden gebruikt zoals ‘overpricing’, terwijl eigenlijk loon wordt bedoeld. Of begrippen zijn simpelweg verkeerd, bijvoorbeeld het contract van een bemiddelaar waarin staat dat hij een dealer discount krijgt, terwijl hij geen dealer is. Deze schijnbare slordigheden vormen een potentieel risico, omdat ze vragen kunnen oproepen bij toezichthouders, zoals accountants, banken en zelfs de FIOD (Fiscale Inlichtingen- en Opsporingsdienst), wat kan leiden tot strafrechtelijk onderzoek, imagoschade en andere ernstige consequenties.

Welke risico’s kunnen onduidelijkheden opleveren?

1. Juridische risico’s

Contractuele onduidelijkheden creëren juridische kwetsbaarheden. Het verkeerd interpreteren van bepalingen kan leiden tot geschillen en juridische procedures, wat kostbaar en tijdrovend kan zijn voor een bedrijf.

2. Reputatierisico’s

Onduidelijke contracten kunnen leiden tot misverstanden tussen contractpartijen, de weigering van de accountant om de jaarrekening goed te keuren of zelfs tot geschillen in de media. Dit kan leiden tot reputatieschade, waardoor het vertrouwen van klanten, banken en stakeholders wordt ondermijnd.

3. Toezichthoudende risico’s

Toezichthouders zoals accountants, banken en de FIOD kunnen vragen stellen bij onduidelijkheden in contracten. Dit kan resulteren in diepgaand onderzoek, beëindiging van de bankrelatie, of zelfs tot strafrechtelijke vervolging en celstraffen of boetes.

4. Financiële risico’s

Alle hiervoor genoemde risico’s leiden uiteindelijk ook tot financiële risico’s. De accountant die een reservering wil, fiscale naheffingen, strafrechtelijke boetes, kosten van rechtsbijstand, enz.

Advies voor contract compliance

1. Grondige juridische toetsing

Laat contracten grondig toetsen door juridische experts om ervoor te zorgen dat alle clausules helder en juridisch correct zijn. Dit minimaliseert juridische risico’s en verhoogt de afdwingbaarheid van het contract.

2. Transparantie in financiële bepalingen

Vermijd vaag taalgebruik bij financiële bepalingen en gebruik van niet-juridische termen en zorg voor duidelijkheid over betalingen, kortingen en vergoedingen. Dit voorkomt financiële geschillen en onterechte meldingen aan de Financial Intelligence Unit en het Openbaar Ministerie.

3. Regelmatige compliance audits

Voer regelmatig interne audits uit om ervoor te zorgen dat alle contracten voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Dit minimaliseert de kans op vragen van en discussies met toezichthouders. Omdat in de praktijk blijkt dat men vaak blind is voor het eigen werk, is het belangrijk om elkaar intern te controleren. Wees daar transparant in.

4. Opleiding en bewustwording

Zorg voor bewustwording binnen het bedrijf over het belang van contract compliance. Opleiding van medewerkers en stakeholders helpt bij het verminderen van fouten en misverstanden.

Contract compliance conclusie

In een zakelijke omgeving waarin compliance van het grootste belang is, mogen bedrijven geen concessies doen als het gaat om contractsvorming. Duidelijke en juridisch waterdichte contracten zijn essentieel om risico’s te minimaliseren en het vertrouwen van stakeholders te behouden. Het investeren in juridisch advies en interne compliance-processen betaalt zichzelf terug in de vorm van bescherming tegen juridische, financiële en reputatierisico’s. Bedrijven die zich proactief inzetten voor compliance in contractsvorming zullen niet alleen voldoen aan wettelijke vereisten, maar ook een solide basis leggen voor duurzame zakelijke relaties en groei.

Mocht u vragen hebben over dit onderwerp neem dan contact op met mr. Peter Koops.