Opkomst elektronische handtekening

Een elektronische handtekening (online handtekening of digitale ondertekening) wordt gebruikt om documenten online te ondertekenen. Ook ondernemers passen dit de laatste jaren steeds vaker toe. Het is een makkelijkere, efficiëntere en snellere manier om een overeenkomst te ondertekenen dan ondertekenen met een pen. Dit noemen we een ‘natte’ handtekening. De verschuiving van de ‘natte’ handtekening naar de elektronische handtekening roept de vraag op of deze beide juridisch gelijk zijn. In dit blogartikel staan wij kort stil bij de belangrijkste punten van een elektronische handtekening, zodat u als ondernemer weet wat de (juridische) gevolgen zijn van een elektronische handtekening.  

Functie van de (elektronische) handtekening

Het doel van de ‘natte’ handtekening is om de ondertekenaar te identificeren. Daarnaast stemt de ondertekenaar – door ondertekening – in met de inhoud van het document. De elektronische handtekening heeft dezelfde functie als de ‘natte’ handtekening.

Soorten elektronische handtekening

De elektronische handtekening kent verschillende vormen:

• de gewone elektronische handtekening
• de geavanceerde elektronische handtekening
• de gekwalificeerde elektronische handtekening.

Bij de gewone elektronische handtekening wordt een gescande handtekening op papier bedoeld, die vervolgens onder een overeenkomst wordt geplakt als afbeelding.

Bij de geavanceerde elektronische handtekening wordt het document ondertekend door middel van een unieke code, die gekoppeld is aan (de persoon van) de afzender. Hierdoor wordt enerzijds de identiteit van de afzender gewaarborgd en anderzijds de inhoud van de communicatie versleuteld. Een voorbeeld van een geavanceerde elektronische handtekening is een elektronische handtekening met iDIN, waarbij de online identificatie van de ondertekenaar plaatsvindt door middel van de bank van de ondertekenaar.

Tot slot wordt bij een gekwalificeerde elektronische handtekening een gekwalificeerd certificaat gebruikt, dat wordt afgegeven door een Trusted Third Party. Dit certificaat waarborgt de beveiliging en controle van de identiteit van de ondertekenaar. Het nadeel van een gekwalificeerde elektronische handtekening is dat beide partijen over een dergelijk certificaat moeten beschikken, waardoor deze methode onpraktisch en kostbaar is. Advies is om deze methode alleen te gebruiken bij overeenkomsten van zeer hoge waarde.

Het voordeel van een gekwalificeerde- en geavanceerde elektronische handtekening ten opzichte van een gewone elektronische handtekening is dus dat deze meer controle op de identiteit van de ondertekenaar bevat dan een scan van een ‘natte’ handtekening. Ook staat bij een geavanceerde- of gekwalificeerde elektronische handtekening de verbinding tussen de handtekening en het document vast.

Juridische gevolgen (rechtsgevolgen)

De eventuele juridische gevolgen zijn afhankelijk van het soort elektronische handtekening dat men gebruikt.

Zo heeft de gekwalificeerde elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen als een ‘natte’ handtekening. Dit betekent dat de gekwalificeerde elektronische handtekening, net zoals de ‘natte’ handtekening, dwingend bewijs van de in de overeenkomst gemaakte afspraken oplevert. Dwingend bewijs houdt in dat de rechter verplicht is de inhoud van bepaalde bewijsmiddelen als waar aan te nemen.

Als er gebruik wordt gemaakt van een gewone- of geavanceerde elektronische handtekening is er alleen sprake van dwingend bewijs als de methode voldoende betrouwbaar is (artikel 3:15a BW). Daarbij wordt gelet op:

• het doel waarvoor de elektronische handtekening is gebruikt
• alle overige omstandigheden van het geval.

Twee voorbeelden van relevante omstandigheden zijn:

• de hoogte van het belang en
• de (on)bekendheid met de wederpartij.

De wet laat hierover dus het een en ander open. Als de wederpartij de ondertekening betwist, doet de rechter daarover uitspraak. Als de rechter oordeelt dat de gewone- of de geavanceerde elektronische handtekening in verhouding tot de omstandigheden van het geval niet voldoende betrouwbaar is, dan heeft die handtekening geen dwingende bewijskracht. Dit betekent echter niet dat de desbetreffende elektronische handtekening ongeldig is, maar wel dat de ontvanger van de handtekening moet aantonen dat de handtekening is geplaatst door degene wiens naam ook onder het document staat. Dit kan bijvoorbeeld doordat uit e-mails, een telefoonnotitie, getuigenbewijs of ander ondersteunend materiaal de intentie van partijen tot gebondenheid blijkt.

Vormvoorschriften

Tot slot is het verstandig om alert te zijn op eventuele vormvoorschriften die uit de wet, de statuten, de regelementen en/of het interne beleid van een organisatie voortvloeien over de (on)mogelijkheid van het gebruik van een elektronische handtekening. Bij afwezigheid van dergelijke vormvoorschriften kan een elektronische handtekening in principe worden gebruikt.

Conclusie

Voor de vraag of de elektronische handtekening de ‘natte’ handtekening kan vervangen is het antwoord kortgezegd ‘ja, mits’. Voordat er gebruik wordt gemaakt van een elektronische handtekening moet worden gekeken of er eventuele (wettelijke) vormvoorschriften gelden ten aanzien van de rechtshandeling en/of het type elektronische handtekening. Als dat niet het geval is dan kan een elektronische handtekening in principe worden gebruikt.

Daarnaast is het van belang om stil te staan bij het rechtsgevolg van het soort elektronische handtekening dat wordt gebruikt. De gekwalificeerde elektronische handtekening levert evenals de ‘natte’ handtekening dwingend bewijs op.  Aan een normale- of geavanceerde elektronische handtekening kan eenzelfde dwingende bewijskracht worden toegekend. In dat geval moet de methode die voor ondertekening is gebruikt voldoende betrouwbaar zijn, gelet op het doel waarvoor de elektronische handtekening wordt gebruikt en de overige omstandigheden van het geval. Kortom: de elektronische handtekening die gebruikt wordt moet passen bij de situatie. Als u gebruik wilt maken van een elektronische handtekening is het daarom raadzaam om vooraf uw situatie, de omstandigheden van het geval en het doel waarvoor u de handtekening wilt gebruiken goed in kaart te (laten) brengen. Onze specialisten denken uiteraard graag met u mee over de (on)mogelijkheden van het gebruik van de elektronische handtekening.