Ontslag van een statutair bestuurder: het stappenplan

Onlangs heeft een vennootschap maar liefst € 100.000,- moeten betalen aan haar statutair bestuurder. De vennootschap had niet alle formaliteiten voor het ontslag in acht genomen. De noodzaak om de juiste stappen te zetten om tot een rechtsgeldig ontslagbesluit te komen, maakt deze uitspraak pijnlijk duidelijk. We zetten dan ook graag deze stappen in een stappenplan uiteen.

Wat speelde er?

De relatie tussen de vennootschap en de statutair bestuurder (die ook werknemer is) is onder spanning komen te staan. De vennootschap heeft de statutair bestuurder daarom opgeroepen voor een algemene vergadering van aandeelhouders (hierna: “AV”), met als enige agendapunt zijn ontslag. De statutair bestuurder heeft vervolgens laten weten dat hij wegens ziekte de AV niet kon bijwonen.

De vennootschap heeft de AV met één dag verzet en is daarna overgegaan tot ontslag zonder dat de statutair bestuurder bij de AV aanwezig was. Dit kwam de vennootschap uiteindelijk duur te staan. De kantonrechter oordeelde namelijk dat het ontslagbesluit vernietigbaar is, omdat de statutair bestuurder niet is gehoord en niet in staat is gesteld advies over het ontslagbesluit uit te brengen. De vennootschap moet de statutair bestuurder daarom een billijke vergoeding van € 100.000,– bruto betalen. Het hof is het met de kantonrechter eens en voegt daar nog aan toe dat de vennootschap had moeten onderzoeken of de statutair bestuurder in staat was om zijn hoor- en adviesrecht uit te oefenen. Nu dit niet het geval was en de vennootschap ook niet bereid was de AV met een redelijke termijn uit te stellen, is het ontslagbesluit vernietigbaar.

Uit het hierboven beschreven arrest blijkt maar weer eens hoe belangrijk het is dat voor een ontslagbesluit van een statutair bestuurder de juiste stappen worden gezet. Hieronder zullen we de belangrijkste stappen nog eens kort beschrijven. We gaan daarbij uit van een statutair bestuurder van een besloten vennootschap (B.V.).

Stappen voor een rechtsgeldig ontslagbesluit

1. Is er een geldig benoemingsbesluit?

Als eerste is het belangrijk om na te gaan of er sprake is van een geldig besluit tot benoeming als statutair bestuurder. Als zo’n besluit ontbreekt, is er geen sprake van een vennootschapsrechtelijke band en ontbreekt dus de statutaire positie. In dat geval is de bestuurder “gewoon” werknemer en zullen de “gewone” arbeidsrechtelijke regels omtrent opzegging in acht moeten worden genomen.

Is er wel sprake van een rechtsgeldig benoemingsbesluit, dan moeten de volgende stappen worden gevolgd.

2. Check de statuten van de vennootschap

In de statuten kunnen bepaalde regels zijn opgenomen die afwijken van onderstaande regels. Het is daarom zaak altijd de statuten eerst goed te controleren of deze afwijkende regels bevatten die moeten worden gevolgd bij het ontslag van een statutair bestuurder. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om afwijkende regels voor oproeping voor de AV of met betrekking tot stemming over het ontslagbesluit.

3. Roep de AV bijeen

Het Bestuur of de Raad van Commissarissen kan een AV bijeen roepen. Het kan zo zijn dat in de statuten deze bevoegdheid ook aan bijvoorbeeld de individuele aandeelhouders is toegekend. Oproeping voor de AV gebeurt door middel van oproepingsbrieven (dit mag vaak ook digitaal). De oproepingsbrieven vermelden de op de AV te behandelen onderwerpen, dus in ieder geval het voorgenomen ontslag van de statutair bestuurder. De oproeping voor de AV moet ten minste acht dagen voor de AV zijn gedaan. In de statuten kan een langere termijn zijn opgenomen. Een kortere termijn is wettelijk gezien niet toegestaan.

4. Geef een nadere toelichting op het voorgenomen ontslag

Wij adviseren dringend om bij de oproep voor de AV – of niet lang daarna – een toelichting te geven op de redenen voor het voorgenomen ontslag. Het is daarnaast van groot belang dat voor de bestuurder helder is welke (arbeidsrechtelijke) ontslaggrond aan zijn ontslag ten grondslag ligt. Hierdoor kan de statutair bestuurder zich tijdens de AV verweren tegen het ontslag en kan hij goed voorbereid zijn advies uit brengen tijdens de AV.

5. Stel de bestuurder in de gelegenheid advies uit te brengen en hoor de bestuurder

De bestuurder(s) van de vennootschap en alle commissarissen moeten in de gelegenheid worden gesteld hun advies uit te brengen over het voorgenomen ontslag (raadgevende stem). Ook moet de bestuurder als werknemer worden gehoord.

6. Leg het ontslagbesluit schriftelijk vast

Tot slot is het belangrijk dat het ontslagbesluit schriftelijk wordt vastgelegd en wordt gedeeld met de bestuurder.

Van enkele van deze hoofdregels kan worden afgeweken als alle aandeelhouders daarmee instemmen en de bestuurder(s) en commissarissen advies hebben kunnen uitbrengen. Besluitvorming kan daarnaast ook buiten vergadering plaatsvinden. Daar gelden andere regels voor dan hiervoor beschreven.

Wat gebeurt er als deze stappen niet worden gevolgd?

Het ligt eraan welke regel niet in acht is genomen of een ontslagbesluit nietig of vernietigbaar is. Duidelijk is in ieder geval dat de hierboven beschreven stappen nauwgezet moeten worden gevolgd, omdat het ontslagbesluit anders kan worden aangetast. Als een ontslagbesluit nietig is of vernietigd wordt, dan is de bestuurder nog steeds in dienst, met alle financiële gevolgen van dien. Ook kan de bestuurder ervoor kiezen om toekenning van een billijke vergoeding te verzoeken in plaats van het ontslagbesluit aan te vechten. Dat kan om hoge bedragen gaan.

Hoe zit het met de arbeidsovereenkomst van de statutair bestuurder?

De Hoge Raad heeft geoordeeld dat een rechtsgeldig ontslagbesluit in principe ook de beëindiging van de arbeidsovereenkomst tussen de vennootschap als werkgever en de bestuurder als werknemer meebrengt. Een opzegverbod, bijvoorbeeld het opzegverbod, tijdens ziekte kan aan beëindiging van de arbeidsovereenkomst van een statutair bestuurder in de weg staan. Overigens blijkt uit de rechtspraak wel dat het opzegverbod tijdens ziekte niet geldt als de bestuurder zich heeft ziekgemeld nadat hij de uitnodiging voor de AV heeft ontvangen.

Tot slot

Het ontslag van een statutair bestuurder luistert dus erg nauw. Naast de hierboven beschreven stappen, zijn er nog andere regels waarmee rekening moet worden gehouden. Bijvoorbeeld regels over stemming en aanwezigheid van aandeelhouders bij de AV en regels over het adviesrecht van de ondernemingsraad over het ontslag van een statutair bestuurder. Deze regels hebben wij nu niet behandeld.