Informatie over de Wwft, het cliëntenonderzoek en de meldplicht

Algemeen

Op een groot deel van de dienstverlening van TRIP Advocaten Notarissen is de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (de Wwft) van toepassing. Uit deze wet vloeien verschillende verplichtingen voort, die allemaal het oogmerk hebben om witwassen van geld en financiering van terrorisme tijdig te signaleren en te bestrijden. 

Voor het in behandeling nemen van een opdracht door ons kantoor zullen wij beoordelen of deze onder de reikwijdte van de Wwft valt. Onze compliance medewerkers verzorgen deze beoordeling. Voor zover dit het geval is, schrijft de wet een cliëntenonderzoek voor en geeft de wet een meldingsplicht voor verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transacties.

In deze brochure informeren wij u over het cliëntenonderzoek en de meldingsplicht. 

Cliëntenonderzoek

Het onderzoek

Het cliëntenonderzoek betreft in beginsel alle aspecten van de gevraagde dienstverlening. Zo strekt het onderzoek zich uit over de betrokken cliënten/partijen, het onderwerp van de dienstverlening en zo nodig de bron van de middelen die bij de zakelijke relatie of de transactie gebruikt worden.

Belangrijk onderdeel van het onderzoek betreft het identificeren van de cliënt en het verifiëren van die identiteit. Dit geldt zowel voor natuurlijke personen als voor rechtspersonen. Wanneer de dienstverlening plaatsvindt ten behoeve van een rechtspersoon betreft dit onder meer een onderzoek naar de identiteit van de uiteindelijk belanghebbenden (de zogenaamde UBO) en naar de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de cliënt. Hiervoor wordt door ons onder meer gebruik gemaakt van de informatie die beschikbaar is in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. 

De diepgang van het cliëntenonderzoek wordt afgestemd op de risico’s op witwassen of financiering van terrorisme die de betreffende dienstverlening en de daarbij betrokken partijen met zich meebrengen.

Het cliëntenonderzoek dient plaats te vinden voordat de inhoudelijke advisering start. Ook tijdens de uitvoering van onze werkzaamheden blijven wij monitoren of de Wwft van toepassing is en of nader onderzoek nodig is. Wanneer wij niet in staat worden gesteld om ons onderzoek te verrichten, kunnen wij geen diensten verlenen. 

Uw medewerking

In verband met het cliëntenonderzoek zullen wij u vragen om informatie aan te leveren. TRIP Advocaten Notarissen heeft hiervoor diverse documenten opgesteld die voor aanvang van de dienstverlening aan u worden toegezonden met een duidelijke toelichting daarbij. 

Identificatie en verificatie  

Vriendelijk vragen wij u om bij elk bezoek aan ons kantoor een geldig legitimatiebewijs mee te nemen. Op de nodige momenten kunnen wij dan aantoonbaar uw identiteit vaststellen en voor zover voor de dienstverlening nodig, in ons dossier vastleggen (verificatie). 

De volgende documenten kunnen als geldig legitimatiebewijs worden aangemerkt:

• een geldig paspoort; 
• een geldige Nederlandse identiteitskaart; 
• een geldige identiteitskaart die is afgegeven door het daartoe bevoegde gezag in een andere lidstaat en die is voorzien van een pasfoto en de naam van de houder;
• een geldig Nederlands rijbewijs; 
• een geldig rijbewijs dat is afgegeven door het daartoe bevoegde gezag in een andere lidstaat en dat is voorzien van een pasfoto en de naam van de houder; 
• reisdocumenten voor vluchtelingen en vreemdelingen; 
• vreemdelingendocumenten, afgegeven op grond van de Vreemdelingenwet 2000. 

Mocht u niet op ons kantoor langskomen, dan zullen wij op andere wijze moeten voorzien in een passende identificatie en verificatie. Uiteraard informeren wij u tijdig hoe dan invulling kan worden gegeven aan de identificatie en verificatie.

Cliëntenverklaringen

Als onderdeel van het cliëntenonderzoek vragen wij u om een zogenaamde cliëntenverklaring in te vullen, te ondertekenen en met de nodige bijlagen aan ons terug te zenden. Voor zowel de cliënt die een natuurlijk persoon is als de cliënt die als rechtspersoon opdracht geeft voor dienstverlening, hebben wij een cliëntenverklaring opgemaakt. 

Cliëntenverklaring natuurlijk persoon

Door (natuurlijke) personen wordt met de cliëntenverklaring opgegeven of zij moeten worden aangemerkt als een Prominent Politiek Persoon (vanuit het Engels vaak afgekort als PEP). Een PEP is een persoon die een bepaalde positie bekleedt die voor de dienstverlener aanleiding geeft om verder onderzoek te doen. Op basis van de Wwft zijn een aantal categorieën van ambten, functies of (dienst)betrekkingen geformuleerd, die bij uitoefening daarvan leiden tot de kwalificatie als PEP. Op de cliëntenverklaring zijn deze gevallen duidelijk uitgeschreven. 

Cliëntenverklaring rechtspersonen

Met dit formulier geeft de bestuurder van een cliënt/rechtspersoon op wie de uiteindelijk belanghebbenden van de cliënt/rechtspersoon zijn, zodat wij daarmee inzicht krijgen in de organisatiestructuur van de cliënt/rechtspersoon die opdracht geeft voor de dienstverlening. Dit inzicht verkrijgen wij door een opgave van wie de UBO(‘s) is/zijn. Daarbij dient de aard en omvang van het uiteindelijk belang ook te worden opgegeven.

Omdat een organogram vaak een goed inzicht in de structuur geeft, vragen wij, zeker bij complexe structuren, om een organogram aan te leveren. 

Indien nodig kunnen wij aanvullende informatie bij u opvragen, bijvoorbeeld statuten, oprichtingsaktes, aandeelhoudersregisters, jaarverslagen en dergelijke. 

Betreft de cliënt (of UBO) een buitenlandse (rechts)persoon? Dan is de identificatie vaak maatwerk. In dat geval zal zo nodig contact met u opgenomen worden om u te helpen bij het invullen van de cliëntenverklaring en het verschaffen van de benodigde informatie. 

Het UBO-register

Voor veel rechtspersonen geldt een verplichting om de UBO(‘s) te registreren in het zogenaamde UBO-register. Dit UBO-register is ingevoerd per 27 september 2020 en wordt gehouden door de Kamer van Koophandel. 

Onderdeel van het cliëntenonderzoek is het raadplegen van het UBO-register. Bij het constateren van een onjuistheid of onvolledigheid in de gegevens van het UBO-register geldt een zogenaamde terugmeldplicht. In de gevallen waarin uit ons cliëntenonderzoek blijkt dat de inschrijving in het UBO-register niet juist of volledig is, zijn we verplicht om de afwijkingen aan de Kamer van Koophandel te melden. 

Meldingsplicht

Verdachte transacties melden wij bij de FIU-NL

Advocaten en notarissen zijn verplicht om verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transacties te melden bij de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU–NL). Hieronder vallen:

• contante transacties groter dan het in het kader van de Wwft vastgestelde bedrag; ook als deze contante stortingen op de bankrekening van TRIP Advocaten Notarissen worden gedaan; 
• ongebruikelijke transacties: Dat zijn transacties waarbij er aanleiding is om te veronderstellen dat deze verband kunnen houden met witwassen of het financieren van terrorisme. Een veronderstelling van een zogenaamde ongebruikelijke transactie kan voldoende aanleiding zijn om een melding te doen. Of er sprake is van een ongebruikelijke transactie wordt vaak ingekleurd aan de hand van de indicatoren zoals die voorkomen in de richtlijnen en handleidingen die door de beroepsorganisaties en/of de toezichthouders zijn vastgesteld. Het is niet zo, dat de advocaat of notaris eerst zelf moet vaststellen dat er sprake is van witwassen of het financieren van terrorisme. 

De meldingsplicht is niet van toepassing indien slechts sprake is van een oriënterende bespreking, waarbij nog geen sprake is van aanvaarding van een opdracht. Wel is de meldingsplicht van toepassing op voorgenomen, maar niet afgeronde transacties. 

De Wwft verbiedt het de advocaat en notaris om een (potentiële) cliënt op de hoogte te stellen van (een voornemen tot) het doen van een melding bij de FIU-NL. 

Advocaten en notarissen hebben een beroepsgeheim. Dit beroepsgeheim geldt echter niet als de FIU-NL onderzoek naar uw transacties doet. Wij zijn dan verplicht om hen alle noodzakelijke informatie te verstrekken. Wij zijn ook verplicht om informatie in het kader van de Wwft te verstrekken aan de aangewezen toezichthouders.

Tot slot

Wij gaan vertrouwelijk om met uw gegevens 

In verband met het cliëntenonderzoek op grond van de Wwft wordt veel informatie van de cliënten en betrokken partijen door ons verzameld. 

Wij benadrukken dat deze informatie door ons zoveel mogelijk vertrouwelijk wordt behandeld, opgeslagen en verwerkt, een en ander met inachtneming van de geldende wet- en regelgeving. 

Februari 2023