Inleiding
Het onderwijs heeft gedurende de coronapandemie op zeer korte termijn grote veranderingen moeten doorvoeren om het onderwijs doorgang te kunnen laten vinden. Miljoenen leerlingen en studenten hebben thuis online les gevolgd of maken gebruik van online applicaties om spraak- en videogesprekken te kunnen voeren.
Aangezien de ervaring leert dat ‘tijdelijke’ maatregelen vaak permanent worden, heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) onderzoek gedaan naar de toepassing van de AVG op het online onderwijs. De AP heeft specifiek onderzoek gedaan naar: a) het gebruik van online spraak- en videogesprekken en b) het gebruik van online ‘proctoringsoftware’.
Naar aanleiding van het onderzoeksrapport heeft de AP ten aanzien van beide onderwerpen aanbevelingen opgesteld voor onderwijsinstellingen. Dit eerste blog heeft betrekking op de aanbevelingen ten behoeve van het gebruik van online applicaties voor spraak- en videogesprekken in het onderwijs.
Aanbevelingen voor online spraak- en videogesprekken
Vóór het gebruik van online applicatie(s) voor online spraak- en videogesprekken
- Bedenk voor het gebruik van de online applicatie het doel waarvoor u de online applicatie wilt gebruiken en zorg ervoor dat u dit kunt rechtvaardigen. Let op: het is in géén geval toegestaan om de verzamelde gegevens voor een ander doel te gebruiken dan dit vooraf bepaalde doel.
- Bepaal de rechtsgrondslag onder de AVG om gebruik te maken van de online applicatie.
- Bepaal de noodzaak. Is het nodig dat studenten/leerlingen zichtbaar zijn op het scherm om uw vooraf bepaalde doel te bereiken? Gaat u de les opnemen, dan mogen de leerlingen/studenten in principe niet zichtbaar zijn in de opname. Het is dan van belang dat u van tevoren aangeeft wanneer de opname begint zodat de studenten weten wanneer ze hun microfoon en camera moeten uitschakelen. Als u de studenten alsnog zichtbaar wilt opnemen, moet u kunnen uitleggen waarom dit noodzakelijk is én dit vooraf mededelen aan de leerlingen/studenten. Gebruik tot slot de standaardinstellingen van de applicatie om de privacy zoveel mogelijk te beschermen.
- Voer een DPIA (gegevensbeschermingseffectbeoordeling) uit vóór het gebruik van de online applicaties. Betrek indien mogelijk leerlingen/studenten en docenten bij de beoordeling. Houd hierbij ook rekening met andere (grond)rechten dan het recht op privacy, zoals de mogelijke discriminatie van leerlingen/studenten. controleer verder regelmatig of de DPIA moet worden herzien.
- Werk samen met verschillende partijen zoals de functionaris-gegevensbescherming (FG), de studentenraad, de medezeggenschapsraad en overkoepelende organisaties. Bundel de krachten om grote spelers in de markt te benaderen. Let op: het achteraf informeren van de FG over de gemaakte keuzes is onvoldoende!
Inkoop van applicatie(s) voor online spraak- en videogesprekken
- Selecteer een geschikte (software)leverancier. Selecteer een leverancier die voldoet aan de AVG. Stel eisen aan het gebruik van de verwerkte persoonsgegevens. Draag er bijvoorbeeld zorg voor dat gegevens die niet nodig zijn, onmiddellijk worden verwijderd.
- Stel een verwerkersovereenkomst op met de leverancier. Zorg er voor dat de overeenkomst voldoet aan de eisen van de AVG. Let op: indien u in zee gaat met een leverancier van buiten de Europese Economische Ruimte is het van groot belang dat er voldoende passende waarborgen zijn genomen om de gegevens te beschermen.
Het (gaan) gebruiken van de online applicatie(s)!
- Stel een beleid op over het gebruik van de online applicatie(s) voor het online spraak- en videobellen. Stel hierin minimaal vast wanneer van de online applicatie gebruik moet kunnen worden gemaakt en beschrijf de middelen en methoden die worden gebruikt om de persoonsgegevens te verwerken, zoals bewaartermijnen, beveiliging en toegang tot de gegevens. Zet het beleid tot slot om in concrete richtlijnen en instructies voor leerlingen/studenten en docenten.
- Geef leerlingen/studenten en docenten voorlichtingen en instructies. Informeer leerlingen/studenten over wat er met hun gegevens gebeurt en over welke privacy-rechten ze beschikken. Instrueer uw leerlingen/studenten daarnaast om persoonlijke spullen uit het zicht te houden. Is er (te) veel gevoelige, persoonlijke informatie zichtbaar? Verzoek dan de camera uit te zetten of ga hier zelf toe over om de leerling/student te beschermen. Het is van groot belang dat de informatie/instructie in begrijpelijke taal wordt gegeven.
- Zet een proces op om studenten, leerlingen en ouders eenvoudig in staat te stellen om hun privacy-rechten uit te oefenen, bijvoorbeeld als een student of leerling toegang vraagt tot opnames.
- Wees tot slot voorbereid op incidenten. Houd er rekening mee dat het onmogelijk is om datalekken of andere incidenten volledig uit te sluiten en wees hier dus op voorbereid! Bespreek met leerlingen/studenten en docenten wat er mis kan gaan en wat te doen om de impact van dergelijke incidenten te verminderen.
Checklist voor het gebruik van online applicaties | |
□ | Bepaal een doel en rechtsgrondslag |
□ | Bepaal de noodzaak |
□ | Voer een DPIA uit |
□ | Zoek samenwerkingen met andere partijen |
□ | Selecteer een leverancier |
□ | Stel een verwerkingsovereenkomst op |
□ | Stel een beleid op over het gebruik |
□ | Geef informatie en instructies over de applicatie |
□ | Zet een proces op om privacy-rechten uit te oefenen |
□ | Wees voorbereid op incidenten |
En nu?
Het is aan de onderwijsinstellingen zelf om aan de hand van de aanbevelingen te bepalen of zij het online onderwijs in overeenstemming met de vereisten van de AVG geven (zie bovenstaande checklist). De AP zal ondertussen de ontwikkelingen in het onderwijs op afstand blijven volgen.
Volgende week zullen wij deel 2 met betrekking tot de aanbevelingen voor het online onderwijs publiceren. Hierin zal aandacht worden besteed aan de aanbevelingen voor het ‘online proctoring’, het online toezichthouden door surveillanten of algoritmes om te voorkomen dat studenten fraude plegen.
Heeft u al vragen over de bovenstaande aanbevelingen? Of heeft u hulp nodig met het opstellen van een verwerkersovereenkomst? Neem dan vooral contact op met Hester Ellemers.