Op 8 april jl. is het wetsvoorstel ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid’ ingediend bij de Tweede Kamer. Het wetsvoorstel maakt het voor verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, besloten en naamloze vennootschappen en stichtingen mogelijk om daar waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven, tijdelijk te kunnen volstaan met communicatie en stemming door middel van elektronische middelen. Daarnaast voorziet het wetsvoorstel in uitstel van wettelijke termijnen.

Statutaire bepalingen aangaande het fysiek bijeenkomen van het bestuur, de raad van commissarissen en de algemene vergadering en statutaire bepalingen die de uitoefening van de in het wetsvoorstel aan het bestuur toegekende bevoegdheden beperken of aan de goedkeuring van een ander orgaan of een derde onderwerpen, worden buiten toepassing verklaard.

Waar in de wet wordt afgeweken ten behoeve van leden of aandeelhouders, worden daaronder ook andere vergadergerechtigden begrepen.

Algemene vergadering

Het bestuur van een vereniging, coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, besloten vennootschap en naamloze vennootschap krijgt de bevoegdheid te bepalen dat een algemene vergadering wordt gehouden die uitsluitend via een elektronisch communicatiemiddel is te volgen. Ook kan het bestuur de vergadergerechtigden fysieke toegang tot de algemene vergadering ontzeggen. Voor dergelijk overleg- en besluitvorming gelden wel een aantal voorwaarden:

• het gebruik maken van de bevoegdheid dient bij de oproeping van de algemene vergadering te worden vermeld, zodat leden/aandeelhouders daarmee rekening kunnen houden;
• de leden/aandeelhouders kunnen de algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel volgen (bijvoorbeeld via een livestream (via audio of video));
• de leden/aandeelhouders zijn in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die op de agenda staan, (bijvoorbeeld via e-mail naar een hiervoor bekendgemaakt e-mailadres of – indien het aantal leden/aandeelhouders en de wijze van vergaderen het toelaat via een chatfunctie);
• leden/aandeelhouders tot in ieder geval 72 uur voorafgaande aan de vergadering in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen (de rechtspersoon mag ook een kortere termijn hanteren);
• de rechtspersoon beantwoord voor zover redelijkerwijs mogelijk de voorafgaand aan de vergadering schriftelijk ingediende vragen ter vergadering voor zover die nog niet eerder zijn beantwoord;
• de vragen moeten uiterlijk tijdens de vergadering worden beantwoord en op de website van de rechtspersoon worden geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk worden gemaakt voor de leden/aandeelhouders (in ieder geval zodat de leden/aandeelhouders de antwoorden kunnen betrekken bij het uitoefenen van hun stemrecht);
• het bestuur spant zich in om ervoor te zorgen dat tijdens de vergadering langs elektronisch weg of anderszins nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd;
• de voorzitter draagt – evenals in een fysieke vergadering – zorg voor een ordelijk en efficiënt verloopt van de vergadering.

Voorts kan het bestuur bepalen dat het stemrecht van de leden/aandeelhouders kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel en dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering zijn uitgebracht, gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht. Voor de besloten vennootschap geldt dat de stemmen niet eerder dan op de dertigste voor de dag van de vergadering mogen zijn uitgebracht. Het wetsvoorstel maakt dus een uitzondering op het wettelijke uitgangspunt dat voor dergelijke wijze van besluitvorming een statutaire grondslag vereist is.

Verlenging van termijnen

Blijkens het wetsvoorstel krijgt het bestuur tijdelijk de bevoegdheid om de termijn voor het houden van de jaarlijkse algemene vergadering te verlengen met ten hoogste vier maanden. In de jaarlijkse algemene vergadering wordt normaliter onder andere de jaarrekening vastgesteld. Binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar stelt het bestuur een jaarrekening op, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering. Het bestuur krijgt tevens tijdelijk de bevoegdheid het opstellen van de jaarrekening te verlengen met ten hoogste vier (in geval verenigingen en coöperaties) dan wel vijf maanden (in geval van besloten en naamloze vennootschapen). De algemene vergadering heeft dan geen mogelijkheid meer tot verlenging.

Besluiten buiten vergadering

Let op: bovenstaande geldt enkel voor besluiten in vergadering. Voor verenigingen,  besloten vennootschappen, stichtingen en – indien de statuten deze mogelijkheid bieden – naamloze vennootschappen, blijft het mogelijk besluiten te nemen buiten vergadering. De wet en de statuten stellen nadere voorwaarden aan deze wijze van besluitvorming, waaronder dat alle vergadergerechtigden hiermee instemmen.

Tijdelijke werking

De spoedwet vervalt op 1 september 2020, maar deze wet kan steeds met twee maanden worden verlengd indien dat nodig is.

Het voornemen is om aan de bepalingen terugwerkende kracht te geven tot en met 23 maart 2020.

De verwachting is dat het wetsvoorstel op korte termijn wordt aangenomen.

Indien u meer informatie wenst over dit onderwerp, kunt u contact opnemen met Ate Bijlsma of uw vaste contactpersoon binnen TRIP Advocaten Notarissen.