Instructies bij inval van toezichthouder

Heeft u te maken met een inval van een toezichthouder of een onverwacht bedrijfsbezoek? Lees dan onderstaande algemene instructies aandachtig door. Onze specialisten beschikken ook over uitgebreide protocollen per toezichthouder, neem hiervoor contact op met één van onze advocaten: Peter Koops of Nicolette Drenth.

Toezichthouder op bezoek

Onverwacht kan uw bedrijf bezoek krijgen van een toezichthouder, zoals de FIOD, ACM, NVWA, Inspectie SZW, de Douane of de Autoriteit Persoonsgegevens  Dat kan elk bedrijf overkomen. In Nederland zijn de volgende toezichthouders actief:

• Autoriteit Consument en Markt (ACM): toezicht op naleving van de Nederlandse mededingingsregels; toezicht op naleving (delen van) het consumentenrecht.
• Europese Commissie (soms met hulp van ACM): toezicht op naleving van Europese mededingingsregels.
• FIOD: toezicht op naleving van fiscale en boekhoudkundige regels.
• NVWA: toezicht op de naleving van regels op het gebied van veiligheid van voedsel en consumentenproducten, dierenwelzijn en natuur.
• Autoriteit Persoonsgegevens (AP): toezicht op naleving van de regels voor bescherming van persoonsgegevens.

Wees goed voorbereid op een inval toezichthouder

U weet zelf het beste met welke toezichthouder u mogelijk te maken kunt krijgen, welke regels gelden voor uw bedrijf en voor wie van uw werknemers die regels relevant zijn. Een goede voorbereiding houdt in dat:

• Werknemers weten welke regels nageleefd moeten worden.
• Werknemers weten wat zij wel/niet moeten doen bij een bedrijfsbezoek.
• Een persoon binnen het bedrijf is aangewezen als intern contactpersoon. De interne contactpersoon is het eerste aanspraakpunt voor de toezichthouder bij een bedrijfsbezoek. Deze persoon staat in verbinding met iemand van de directie van het bedrijf en de interne jurist of een externe advocaat.

Hieronder staat een algemene instructie voor een bedrijfsbezoek van een toezichthouder. U kunt deze instructie ook downloaden.

Instructies bij een bedrijfsbezoek

Instructies voor de medewerkers

• Laat de bezoekers binnen en ontvang hen in een (lege) vergaderruimte (zonder documenten of toegang tot het netwerk)
• Vraag de bezoekers te wachten totdat de interne contactpersoon aanwezig is
• Waarschuw direct de interne contactpersoon
• Blijf beleefd en vriendelijk

Instructies voor de interne contactpersoon

• Vraag naar de legitimatiebewijzen van de bezoekers en kopieer deze of noteer de namen
• Waarschuw meteen de juridische afdeling, zorg dat er een extern advocaat wordt gebeld
• Vraag de ambtenaren naar de reden van het bezoek:
  • de reden en het doel van het onderzoek
  • namens welke autoriteit het onderzoek wordt gedaan
  • vraag een kopie van de schriftelijke omschrijving van het onderzoek
  • vraag welke ondernemingen/welke vennootschappen onderdeel zijn van het onderzoek
• Vraag de ambtenaren te wachten met de aanvang van het onderzoek totdat de advocaat is gearriveerd
• Geef nergens toestemming voor totdat u hebt gesproken met een advocaat
• In de regel zijn toezichthouders bereid om een half uur te wachten totdat de advocaat is gearriveerd
• Laat de ambtenaren niet alleen rondlopen door het gebouw
• Informeer medewerkers – indien nodig – over het onderzoek, zorg ervoor dat zij
  • gedurende het bedrijfsbezoek geen documenten of gegevens verwijderen
  • geen informatie over het bedrijfsbezoek naar buiten brengen
• Als het onderzoek langer dan een dag duurt, tref maatregelen om verbreking van een eventueel door de onderzoeksambtenaren aangebrachte zegel te voorkomen

Instructies voor het onderzoek bij inval toezichthouder

• Verleen medewerking aan het onderzoek. Op het niet verlenen van medewerking staan hoge boetes.
• Verwijder geen gegevens waarop het onderzoek betrekking heeft. Gooi geen papieren weg, verwijder geen bestanden (digitale documenten/e-mails/whatsapp of SMS berichten)
• Zorg ervoor dat één medewerker aanspreekpunt is voor de onderzoeksambtenaren voor het beantwoorden van vragen of het geven van inlichtingen
• Als u of een van uw medewerkers worden verhoord:
  • zorg dat dit verhoor plaatsvindt in aanwezigheid van een advocaat. Vraag de ambtenaren met verhoren te wachten, totdat de advocaat is gearriveerd;
  • als er geen advocaat aanwezig is, zorg dat er iemand anders (liefst een juridisch medewerker) bij het verhoor aanwezig is;
  • beantwoord alleen vragen die worden gesteld;
  • geef kort en feitelijk antwoord;
  • geef nooit antwoord op vragen waarmee u uzelf kunt beschuldigen;
  • geef geen antwoord op vragen die de communicatie met uw advocaat betreffen.
• Zie erop toe dat er alleen (digitale) kopieën worden gemaakt die binnen de doelomschrijving van het onderzoek vallen.
• Let op dat geen kopieën worden gemaakt van correspondentie met de advocaat of persoonlijke correspondentie
• Maak kopieën van de informatie die wordt meegenomen of vraag daarvan een kopie (als het digitale informatie betreft).
• Laat een IT specialist meekijken als het onderzoek naar digitale informatie betreft.
• Maak een overzicht van de informatie die wordt meegenomen en een verslag van het bedrijfsbezoek.